Hiệu quả của một quản lý của một vật lưu trữ của một công ty phụ thuộc vào việc thực hiện công cụ và phương pháp cụ thểNó là rất quan trọng cho một doanh nghiệp để được quan tâm với tài liệu của mình. Hơn nhiều so với chỉ một pháp lý, bắt buộc phải tuân theo, lưu trữ là một điều cần thiết. Quản lý của hiện tại hồ sơ trung gian và quản lý các tài liệu lưu trữ cho hai dịch vụ không phân chia và phối hợp giữa họ: các dịch vụ lưu trữ và các kho lưu trữ hồ sơ.
Như vậy, sự lưu trữ tài liệu giấy là một thủ tục mà có thể nhanh chóng phức tạp nếu các quy tắc và thực hành tốt nếu họ không gặp nhau, trong điều kiện của cả hai phân loại trong lưu trữ.
Bất kể thức hoạt động của các công ty quản lý các tài liệu lưu trữ là một điều cần thiết. Cô bắt đầu nhẹ, mặc dù nó được dựa trên hành động một ưu tiên đơn giản: các mục tiêu của lưu trữ là một tay để giữ lại và giữ các giấy tờ của công ty trong tình trạng tốt, mặt khác để tìm họ, hoặc trở lại bất cứ lúc nào. Đó là lý do tại sao, nó không giảm xuống còn một đơn giản lưu trữ để phù hợp với khoảng thời gian của giữ các giấy tờ, nhưng được dựa trên một quản lý toàn diện của giấy lưu trữ, đó là một phần của một lưu trữ mật sẽ có hiệu quả, và bền vững, vì sự sáng tạo cho đến khi sự phá hủy của những tài liệu lưu trữ.
Quản lý của những hiện tại và trung lưu trữ cho các mục đích hành chính yêu cầu đặc biệt công cụ và phương pháp cụ thể tham gia vào tài khoản các thiết lập của hạn chế liên quan đến việc quản lý các tài liệu.
Này lưu trữ thủ tục yêu cầu thêm chặt chẽ và logic, bởi vì nó bao gồm: quản lý của những vật lưu trữ (và các tài liệu lưu trữ) không thể là ngẫu hứng.
Thực hiện một mạnh mẽ và chứng minh giúp đảm bảo trợ, tin cậy, và toàn vẹn của các tài liệu. Hệ thống này đảm bảo sự hỗ trợ của các tài liệu từ của nó sáng tạo của nó lưu trữ. Nó có nhiều khả năng, chẳng hạn như việc thực hiện các thủ tục và quyền truy cập.
Đối với các quy định phải tuân thủ, có tiêu chuẩn đó là cụ thể để lưu trữ, và đặc biệt là các chuẩn mà đảm bảo: Cho những trường hợp cụ thể của các tài liệu chính thức, chuẩn đảm bảo các quy định của họ viết vì vậy mà các chuẩn, như cô ấy là phụ trách điều tiết các dữ liệu hồ sơ.
Những tiêu chuẩn hoặc ISRAEL được truyền để chỉ, họ không bắt buộc và không phải luôn luôn có một sự đảm bảo của các chuyên nghiệp nhất. Điều này sẽ không bao giờ được lặp đi lặp lại, đủ rồi, đừng để bị lừa bởi các tiêu chuẩn. Đó là trong cuộc trao đổi với bên lưu trữ, trong kinh nghiệm của mình, và sự hiểu biết của con người thực của bạn, bạn sẽ tìm thấy những loa bạn cần. Khu lưu trữ sẵn cho tất cả các tài liệu sản xuất hay nhận của một doanh nghiệp trong năm tài chính của nó hoạt động. Do đó, họ phải được bảo quản: họ theo dõi tất cả kinh tế và xã hội hoạt động của công ty.
Như là của họ chất, họ đang thay đổi: quản lý thực tế phụ thuộc vào loại phương tiện truyền thông để lưu trữ và phân loại, nhưng cũng phải lưu trữ mật thông qua công ty (thích hợp để tổ chức của mình và loại hình hoạt động) như các riêng của mỗi lưu trữ (lý thuyết của ba tuổi): Câu Hỏi thông thường đối mặt với nhà hoạch định chính sách trong lĩnh vực phân loại và lưu trữ tài liệu công ty nộp tài liệu của một công ty đáp ứng những quy tắc cơ bản để làm theo để phân loại hữu ích, hiệu quả hơn và bền vững trong một bộ tài liệu của một công ty.
Một thời gian hay cách khác, một công ty phải đối mặt với những vấn đề của lưu trữ và nộp mà nó phải quản lý, sau khi bạn có được sản xuất hoặc nhận được. Hãy để cho số đông của các tài liệu không phải là giải pháp.
Để tìm một người khỏe mạnh tình huống, đó là thủ tục của hạng được chỉ định bởi một thuật ngữ chung cho Quản lý hồ Sơ.
Nó là một công cụ để quản lý hồ sơ mà đề nghị đối xử với họ như sáng tạo của họ: phạm vi của Nó là do đó giới hạn hiện tại và trung lưu trữ, trong khi tham gia vào tài khoản: quan điểm của tiêu chuẩn và quy định Quản lý hồ Sơ là một quá trình của lưu trữ cũng hộp. Hồ sơ Quản lý đã được các đối tượng trong năm của một tiêu chuẩn quốc tế CHUẨN, mua lại trong năm, bởi sự kết hợp pháp bình thường (AFNOR) dưới tên THUẬT ISO. Hồ sơ Quản lý do đó, nhằm mục đích và xem xét hồ sơ của các tài liệu, từ sáng tạo của nó, và do đó, thượng lưu của quá trình làm phim tài liệu. Đây là lý do tại sao nó bao gồm trong nó tiếp cận một kế hoạch phân loại hoặc phân loại kế hoạch, bao gồm: Những sự khác biệt của việc phân loại những lưu trữ, nó là đẹp và cũng đưa ra thượng lưu của quản lý theo một chương trình phân loại hợp lý và phân cấp. Do đó, nó là điều cần thiết cho sự phục vụ phụ trách việc thực hiện kế hoạch phân loại hỏi đúng câu hỏi là: phân loại hồ sơ hiện tại là cơ bản, nó được cho là bản gốc và phù hợp do thực tế là, ông phải tôn trọng cuộc sống của các tài liệu lưu trữ và do đó nó sẽ trở thành sự phản chiếu của các hoạt động của công ty. Để làm như vậy, một phân loại được làm từ người sáng tạo của các kho lưu trữ và không sau khi thực tế, cũng không phải để giảm tắc nghẽn trong đống kho lưu trữ cần được xử lý hoặc sắp xếp. Để làm thế nào để phân loại, nó đã yêu cầu sự chặt chẽ Nó là một phương pháp hợp lệ bất kể loại archives (hiện tại, tạm thời, cuối cùng). Nó được dựa trên các sự phân biệt được thực hiện trên bản chất của các tài liệu: Các thứ hạng được nhanh chóng và hiệu quả khi nó bắt đầu càng sớm càng giai đoạn sản xuất của lưu trữ. Vì vậy, nó là rõ ràng rằng sự thành lập một kế hoạch phân loại không phải là ngẫu hứng và đòi hỏi rất nhiều yêu cầu để có hiệu quả. Đó là lý do tại sao nó phải được cấu trúc để thích nghi: Nó phải giảm liên tục trong những khách hàng tiềm năng của việc nghiên cứu của các tài liệu (làm thế nào để dễ dàng tìm thấy một tài liệu.) và vì vậy nên toàn diện.
Về cấu trúc, kế hoạch của phân loại hoạt động trong một hợp lý, và cấu trúc.
Các tài liệu được phân loại và phân phối theo một logic sơ đồ, và một hệ thống cấp bậc từ những tổng hợp đặc biệt. Mục đích là để kết hợp tất cả các tài liệu mà không bị mất độ chính xác. Toàn diện của nó bản chất là do thực tế rằng hắn là trách nhiệm của nộp tất cả các tài liệu phản nhiệm vụ của các công ty hoạt động của nó.
Một toàn bộ các tài liệu được phân loại bất kể loại phương tiện lưu trữ (giấy, ảnh, CD rom điện tử dữ liệu) cuối Cùng, có ba loại phân loại kế hoạch theo các loại hình hoạt động của các công ty (chức năng và các hoạt động) tổ chức của mình (cấu trúc hoạt động) và theo đối tượng.
Như các tài liệu lưu trữ của một công ty là một sự phản ánh về hoạt động của mình, một sở thích nào được đưa ra xem xét phân loại chương trình chức năng. Tuy nhiên, một sự kết hợp các phương pháp không phải là loại trừ, cung cấp, tất nhiên, không pha trộn các căn cứ của division và đặt tất cả các thư mục trong cùng cấp. Cuối cùng, sự thành công của một phân loại chương trình sẽ phụ thuộc vào những dịch vụ lưu trữ rằng xây dựng kết quả của một kiến thức hoàn hảo của các hoạt động, các hoạt động của các công ty và những dịch vụ quản lý.
Đây là lý do tại sao một cuộc điều tra trước là điều cần thiết phải lập một kế hoạch của việc phân loại những thực tế"thích".
Nhờ có việc thực hiện một Quản lý hồ Sơ trong công ty muốn có hiệu quả quản lý của nó archives, bây giờ có thể cho cuối cùng này một: quản lý các tài liệu lưu trữ thể để một kế hoạch hiệu quả phân loại chắc chắn sẽ dẫn đến đạt được một thời gian năng suất và cho các công ty và giảm chi phí quản lý đi về cùng một hướng. Có hiệu lực, một loại hệ thống lưu trữ liên quan đến một tuần hoàn và truy cập vào tạo điều kiện rất nhiều, đóng góp như vậy để phát triển hiệu suất của các công ty. Logic của lưu trữ phải đưa vào tài khoản thời gian của pháp lý bảo tồn tài liệu để xác định bao lâu một nhà sản xuất có một quan tâm đến để bảo quản các tài liệu lưu trữ, và số phận của những tài liệu ở cuối của giai đoạn này của thời gian. Kho cuốn Sách kết hợp số lượng và giá trị của tài sản và nợ được xác định trong kho. Sổ cái đó có kinh thánh của cuốn sách, tạp chí phân chia theo kế hoạch của các tài khoản của công ty, giữ và xác của những cuốn sách cần thiết.
